如何管理連絡簿?

幾十年前如何整理電話簿的。。?

在幾十年前，人們如何管理自己的聯絡人(通訊錄)資訊? 我還記得我小時候常常看到媽媽要打電話的時候，總是翻起自己手掌大小的小筆記本。慢慢一頁一頁的翻，找出電話或地址。某天，我好奇地去拿她的連絡簿起來看看到底寫些什麼東西? 看到的是名字、電話、地址、隨手筆記寫的全頁從上到下滿滿都是，雜亂無章。可能就只有她自己看得懂，令我咋舌。半年以後，我看到她拿出來查找的本子又是另外一本了。很佩服我媽媽眼力跟筆功。至今，她仍然用同樣的方式管理自己的聯絡人。最厲害的是，她到現在都沒有手機，只用家裡的電話打電話。

我個人覺得在筆記本上面以手寫的方式管理聯絡人資訊是蠻危險的。可能一杯水倒下去或出門遺失，全部就沒了。同時，手抄複本的可能性不是很大，因為可能蠻累蠻浪費時間的。用影印的方式做備份可能比較實際一點。後來從1990年代開始，大家的家裡應該都有家用無線電話以及老式手機，機子上面都有一個TFT的小螢幕，我們可以透過數字鍵輸入電話以及名字來建立另類的電話簿。不過，如果無線家用電話壞了，連絡資訊就都沒了。手機方面，則有不同品牌提供PC Sync同步軟體(Companionlink)透過手機線做匯出匯入的動作。這算是一個一般用戶手機資料備份及還原的大突破。直至今日，iPhone跟Android都還是提供這類的資料處理機制。只要連絡人資料可以被匯入到PC上面，後續的資料再利用不勝枚舉。例如: 把手機上面的聯絡人電子郵件匯入Outlook裡面拿來收發郵件。

如何更有效率地管理散落各地的連絡人資料?

上面提到的管理模式，我個人認為面對現今大眾的工作、生活環境已經不敷使用。因為就以我本人為例，我每天可能需要用到連絡人資料的時機最少就有公司、家裡、人外外面閒晃或上下班途中。以老方法處理的話，一份連絡簿需要影印三份。光以手機備份到電腦的話，同樣的步驟要做三次 (公司電腦、家裡電腦、手機)。如果有任何更新的話，同樣的步驟還得再一次。

早在十來年前，雲端計算以及雲端伺服器才剛起步，大家對這個技術都還蠻陌生的。但是，這幾年以來，手機技術越來越成熟，搭配雲端提供的服務才讓人們慢慢看到雛形。例如Google、微軟、Amazon、Netflix等等。。。

眾多的服務當中，最受歡迎的可能是FB、推特、YouTube、Instamgram等等社群以及視頻網站。還有Google帳號提供的服務也是不錯用。其中的Google聯絡人的線上通訊錄服務可以提供一個雲端連絡簿。每個人使用的所有裝置，例如電腦、筆電、手機、平板等等都可以與該連絡簿同步。我們在一個裝置新增、修改、刪除的結果也會同步到其他的裝置。非常地有效率。

目前網際網路上面提供類似雲端連絡簿的服務商非常多，有名的有:Google、Outlook.com、iCloud、Yahoo、GMX等等。讓我們用Google當做一個範例來告訴大家如何在不同裝置上面做同步:

1. Windows: 如果你是使用Windows 10或8.1，那可以使用連絡人應用程式匯入谷歌聯絡人:

• 開啟連絡人應用程式。
• 點擊新增帳戶。
• 從清單裡面點選Google。
• 輸入Google電子郵件及密碼 (在此處處理兩步驟認證或app密碼)。
• 點擊Allow繼續。
• 點擊完成繼續。
• 重要提醒: 連絡人應用程式僅能匯入Google聯絡人。後續的添加、修改、刪除不會同步到Google雲端。看來這是一個一次性的匯入。

2. Outlook: 大部分Windows使用者還是會忽視上面提到的連絡人應用程式而選擇Outlook 2007, 2010, 2013, 2016 或 2019。原因可能是功能比較多吧。這裡提一個使用Outlook增益集(Outlook Add-in)做雙向同步Google連絡人以及Outlook的範例，範例裡面我們使用EVO Collaborator for Outlook:

• 從EVO官網下載並安裝EVO Collaborator for Outlook。
• 開啟Outlook。
• 點擊上方EVO功能區 (ribbon) 然後點擊左手邊的設定帳戶。
• 點擊左手邊第六個設定檔 Gmail，然後在中間輸入Gmail帳戶。
• 在下方的同步選項左手邊點擊資料夾按鍵，接著瀏覽資料夾並選定同步專用的資料夾。
• 點擊下方的測試連線並完成Google OAuth 2.0身分驗證。
• 接下來點擊儲存以及退出離開設定畫面。
• 現在，首次同步會幾秒鐘之後開始。隨之，會在同步專用的資料夾中看到Google連絡人同步進來。

3. Mac: 蘋果有內建Google帳戶設定檔可使用:

• 打開系統偏好設定 / Internet 帳號。
• 點擊右手邊的Google logo。
• 輸入Google電子郵件及密碼 (在此處處理兩步驟認證或app密碼)。
• 在app清單中確認聯絡資訊要打勾，然後點擊完成。
• 打開聯絡資訊app之後，Google連絡人會同步到Mac上面。

4. iOS: 蘋果有內建Google帳戶設定檔可使用:

• 打開設定 / 密碼與帳號。
• 拉到最下面點加入帳號。
• 點Google logo。
• 輸入Google電子郵件及密碼 (在此處處理兩步驟認證或app密碼)。
• 在app清單中確認聯絡資訊要打勾，然後點擊儲存。
• 打開聯絡資訊app以後點左上角的群組裡面的Gmail有打勾。
• 然後就會看到Google聯絡人同步進來。

5. Android: 安卓有內建Google帳戶設定檔可使用。由於很多不同品牌的Android手機裡面的介面有些許不同，步驟大概如下:

• 在Android手機上面登入Google帳戶。
• 點聯絡人app就會看到Google聯絡人同步進來。

總結

每個人管理聯絡資訊的習慣不同。還是有很多人會像我媽媽一樣用寫的，帶著聯絡簿會比較實在。又或是沒有人教他們怎樣使用手機做聯絡資訊的輸入及同步。如果你不想花太多時間去管理每個地方的通訊錄，建議你利用雲端機制把聯絡資訊同步到每一個地方。你認為呢?