如何把Google Calendar合併到Outlook 2016或2019?

整合Google日曆跟Outlook行事曆讓時間規劃更輕鬆

又到了畢業季，同學們開始面試找工作。大家加油!

小明在大學四年間習慣用免費的Google Calendar規劃自己每天的作息。打工、約會、社團、上課、家教等等都放在免費好用的Google行事曆上面。方便的是自己的手機跟筆電在時間到之前都會提醒自己。

理工科的他在竹科找到不錯的FAE工作。第一天上班領了公司提供的筆電。上面灌了Microsoft Office。小明知道Office提供很好用的Word、Exel、Outlook、Powerpoint等等。因此想把自己慣用的Google Calendar整合到Outlook。這樣子他只需要專注用Outlook就可以了。

他google了一下，發現大部分的搜尋結果都是把Google Calendar匯出成ICS檔案，然後再匯入到Outlook裡面。他也照做了。但是他發現一個問題，就是ICS只包含匯出當下的日曆物件。在Outlook底下會看不到任何新增的appointment。他怎麼知道的呢?

話說有天他加班開侃長的部門會議，手機忘在座位上，前一天新增與女朋友的約會在Outlook上面沒有出來，因此忘記晚餐約會而被女朋友念到臭頭。

有沒有比匯出/匯入更一勞永逸的辦法?

從上面的案例，我們知道匯出\匯入是一個手動的解決方案。如果是匯出\匯入一整季球賽時間表、公司整年規劃、學校整年行事曆、各國節日等等，會比較適合。但是如果使用者每天經常新增、編輯、刪除行事曆物件的使用模式，其實不是很實用。

在2014年8月1日之前，Google本來有一個叫做Google Calendar Sync for Outlook的Outlook Add-in(增益集)讓每個Google Calendar使用者覺得非常好用，讚不絕口。可能是Google改變經營策略的關係從8月1日那天開始不再開放權限讓Google Calendar Sync for Outlook存取行事曆物件。

Google跟上帝一樣，關了Google Calendar Sync for Outlook這扇門，為廣大的使用者開了G Suite (以前叫做GASMO)的這扇窗。但是，這個G Suite是年度訂閱的授權模式(年費大約是美金$50)。還是不少人跳坑了。當然啦，G Suite不只Google日曆而已也包含了其他免費Google帳號提供的服務。

除了G Suite，有沒有其他"更一勞永逸"的辦法?

辦法是人"google"出來的。除了G Suite以外，其他第三方軟體開發者也有出類似的行事曆同步Outlook增益集，例如: EVO Collaborator for Outlook、gSyncit、Outlook Google Calendar Sync (OGCS)等等。

小編在這裡推薦EVO Collaborator for Outlook，原因有四個:

• 中文介面之外，還包括其他20多種語言。
• 透過電子郵件回覆或Anydesk遠端桌面協助來提供迅速的技術支援。
• 國內軟體開發商寫出來的，且支援 Outlook 2007, 2010, 2013, 2016, 2019。
• 支援與超過20多個不同的雲端服務做行事曆、聯絡人、工作的同步，例如iCloud、Yahoo、HiMail等等。

如果小明除了Google Calendar以外還有iCloud以及公司與大陸業務相關的QQ帳戶行事曆、聯絡人、工作要同步的話，也可以一次輕鬆搞定。

在Outlook設定與Google Calendar同步教學

EVO Collaborator for Outlook化繁為簡的七個步驟讓使用者馬上開始同步:

1. 到官網下載並以系統管理員身分安裝EVO Collaborator for Outlook。

2. 開啟Outlook到EVO ribbon點擊設定帳戶。

3. 點選左手邊第六個profile，在下方同步選項瀏覽並選定欲使用的資料夾放置連絡人、行事曆、工作。

4. 在右邊輸入Google帳戶，點擊下方測試連線進行OAuth身分驗證。

5. 點擊儲存、退出，然後同步即將開始。

6. 若是Outlook行事曆、連絡人、工作有任何本地的物件要同步至Google Calendar，點擊CardDAV連絡人功能以及CalDAV行事曆及工作功能上方的瀏覽本地端，然後用熱鍵CTRL+G圈選所有灰色物件做手動O2C上傳。

7. 若是發現有重複物件，點擊CardDAV連絡人功能以及CalDAV行事曆及工作功能上方的瀏覽伺服器，使用熱鍵CTRL+D選取重複物件，然後點擊刪除。

小編總結: 

再次強調，匯出\匯入方法只能解決一時的整合，從長遠的角度來說，若是需要頻繁的匯出\匯入，一直這樣也不是辦法。

上面推薦的同步模式其實就類似除了類似微軟Exchange或IBM Lotus大品牌才有的協同作業(Collaboration)。目前在國內，這類的同步除了有一定規模的公司才能享受得到，一般使用者卻不得其門而入。在國外，其實已經行之有年。

現在搭配簡單的一個Outlook Add-in，大家都可以享受這便利的服務了。為何是便利呢?因為手機上面的連絡人、行事曆、工作等等透過它也可以跟桌機或筆電上面的Outlook同步。省時間? 因為同樣的約會不需要像以前一樣輸入兩次。身為忙碌上班族或學生的你可以試試看。

如何管理連絡簿?

幾十年前如何整理電話簿的。。?

在幾十年前，人們如何管理自己的聯絡人(通訊錄)資訊? 我還記得我小時候常常看到媽媽要打電話的時候，總是翻起自己手掌大小的小筆記本。慢慢一頁一頁的翻，找出電話或地址。某天，我好奇地去拿她的連絡簿起來看看到底寫些什麼東西? 看到的是名字、電話、地址、隨手筆記寫的全頁從上到下滿滿都是，雜亂無章。可能就只有她自己看得懂，令我咋舌。半年以後，我看到她拿出來查找的本子又是另外一本了。很佩服我媽媽眼力跟筆功。至今，她仍然用同樣的方式管理自己的聯絡人。最厲害的是，她到現在都沒有手機，只用家裡的電話打電話。

我個人覺得在筆記本上面以手寫的方式管理聯絡人資訊是蠻危險的。可能一杯水倒下去或出門遺失，全部就沒了。同時，手抄複本的可能性不是很大，因為可能蠻累蠻浪費時間的。用影印的方式做備份可能比較實際一點。後來從1990年代開始，大家的家裡應該都有家用無線電話以及老式手機，機子上面都有一個TFT的小螢幕，我們可以透過數字鍵輸入電話以及名字來建立另類的電話簿。不過，如果無線家用電話壞了，連絡資訊就都沒了。手機方面，則有不同品牌提供PC Sync同步軟體(Companionlink)透過手機線做匯出匯入的動作。這算是一個一般用戶手機資料備份及還原的大突破。直至今日，iPhone跟Android都還是提供這類的資料處理機制。只要連絡人資料可以被匯入到PC上面，後續的資料再利用不勝枚舉。例如: 把手機上面的聯絡人電子郵件匯入Outlook裡面拿來收發郵件。

如何更有效率地管理散落各地的連絡人資料?

上面提到的管理模式，我個人認為面對現今大眾的工作、生活環境已經不敷使用。因為就以我本人為例，我每天可能需要用到連絡人資料的時機最少就有公司、家裡、人外外面閒晃或上下班途中。以老方法處理的話，一份連絡簿需要影印三份。光以手機備份到電腦的話，同樣的步驟要做三次 (公司電腦、家裡電腦、手機)。如果有任何更新的話，同樣的步驟還得再一次。

早在十來年前，雲端計算以及雲端伺服器才剛起步，大家對這個技術都還蠻陌生的。但是，這幾年以來，手機技術越來越成熟，搭配雲端提供的服務才讓人們慢慢看到雛形。例如Google、微軟、Amazon、Netflix等等。。。

眾多的服務當中，最受歡迎的可能是FB、推特、YouTube、Instamgram等等社群以及視頻網站。還有Google帳號提供的服務也是不錯用。其中的Google聯絡人的線上通訊錄服務可以提供一個雲端連絡簿。每個人使用的所有裝置，例如電腦、筆電、手機、平板等等都可以與該連絡簿同步。我們在一個裝置新增、修改、刪除的結果也會同步到其他的裝置。非常地有效率。

目前網際網路上面提供類似雲端連絡簿的服務商非常多，有名的有:Google、Outlook.com、iCloud、Yahoo、GMX等等。讓我們用Google當做一個範例來告訴大家如何在不同裝置上面做同步:

1. Windows: 如果你是使用Windows 10或8.1，那可以使用連絡人應用程式匯入谷歌聯絡人:

• 開啟連絡人應用程式。
• 點擊新增帳戶。
• 從清單裡面點選Google。
• 輸入Google電子郵件及密碼 (在此處處理兩步驟認證或app密碼)。
• 點擊Allow繼續。
• 點擊完成繼續。
• 重要提醒: 連絡人應用程式僅能匯入Google聯絡人。後續的添加、修改、刪除不會同步到Google雲端。看來這是一個一次性的匯入。

2. Outlook: 大部分Windows使用者還是會忽視上面提到的連絡人應用程式而選擇Outlook 2007, 2010, 2013, 2016 或 2019。原因可能是功能比較多吧。這裡提一個使用Outlook增益集(Outlook Add-in)做雙向同步Google連絡人以及Outlook的範例，範例裡面我們使用EVO Collaborator for Outlook:

• 從EVO官網下載並安裝EVO Collaborator for Outlook。
• 開啟Outlook。
• 點擊上方EVO功能區 (ribbon) 然後點擊左手邊的設定帳戶。
• 點擊左手邊第六個設定檔 Gmail，然後在中間輸入Gmail帳戶。
• 在下方的同步選項左手邊點擊資料夾按鍵，接著瀏覽資料夾並選定同步專用的資料夾。
• 點擊下方的測試連線並完成Google OAuth 2.0身分驗證。
• 接下來點擊儲存以及退出離開設定畫面。
• 現在，首次同步會幾秒鐘之後開始。隨之，會在同步專用的資料夾中看到Google連絡人同步進來。

3. Mac: 蘋果有內建Google帳戶設定檔可使用:

• 打開系統偏好設定 / Internet 帳號。
• 點擊右手邊的Google logo。
• 輸入Google電子郵件及密碼 (在此處處理兩步驟認證或app密碼)。
• 在app清單中確認聯絡資訊要打勾，然後點擊完成。
• 打開聯絡資訊app之後，Google連絡人會同步到Mac上面。

4. iOS: 蘋果有內建Google帳戶設定檔可使用:

• 打開設定 / 密碼與帳號。
• 拉到最下面點加入帳號。
• 點Google logo。
• 輸入Google電子郵件及密碼 (在此處處理兩步驟認證或app密碼)。
• 在app清單中確認聯絡資訊要打勾，然後點擊儲存。
• 打開聯絡資訊app以後點左上角的群組裡面的Gmail有打勾。
• 然後就會看到Google聯絡人同步進來。

5. Android: 安卓有內建Google帳戶設定檔可使用。由於很多不同品牌的Android手機裡面的介面有些許不同，步驟大概如下:

• 在Android手機上面登入Google帳戶。
• 點聯絡人app就會看到Google聯絡人同步進來。

總結

每個人管理聯絡資訊的習慣不同。還是有很多人會像我媽媽一樣用寫的，帶著聯絡簿會比較實在。又或是沒有人教他們怎樣使用手機做聯絡資訊的輸入及同步。如果你不想花太多時間去管理每個地方的通訊錄，建議你利用雲端機制把聯絡資訊同步到每一個地方。你認為呢?