2022年6月29日 星期三

如何在 Outlook 設定自動轉發密件副本 (Auto BCC) 並密件副本自己

CC副本以及BCC密件副本轉發的差別?

大部分在公司企業的上班族對CC這個郵件相關名詞一定不陌生。例如下面這兩種狀況:

  1. 老闆或主管總是對下面的人說: 等等把會議內容CC給我、這個案子的相關資料CC給我、這個、那個的。
  2. 剛進公司的菜鳥在郵件裏頭也會看到一封郵件的CC欄位裡面一長串的電子郵件信箱。
AUTO BCC outlook

這個CC到底是什麼呢? 其實也就是將郵件轉發副本,是英文 Carbon Copy 的縮寫。郵件轉發讓與案子或會議相關的同事們可以隨時了解進度。在必要的時候做跟進也能夠馬上進入狀況。

Outlook或其他郵件軟體大都會有一個讓使用者自行定義自動郵件轉發副本的規則清單 (rule)。如果郵件的內容或是收件人裡面包含某些關鍵字時,此封郵件會依照上述的規則清單將被轉發給清單中的電子郵件地址。

BCC密件副本

那BCC又是什麼? 它是Blind Carbon Copy的縮寫。就是指比如你收到一封信的時候你卻發現收件人沒有你的名字,那表示你是BCC收件人。這個功能呢,可能老闆或主管最愛用。他們想要了解某些專案的進度,但是又不想被專案相關人員知道自己有在跟進。因此,會囑咐秘書或是底下的主管要用BCC的方式將案子相關郵件用密件副本的方式轉給他們。

但是,這課題對秘書或底下主管來說是一個頭痛的問題。不知道為何? 幾乎所有的郵件軟體包含Outlook及Thunderbird都沒有提供類似自動郵件轉發副本的功能來轉發密件副本。造成祕書或底下主管必須對每封與專案相關的郵件必須手動BCC

如何可以讓 Outlook 2021 做自動郵件轉發密件副本 (BCC) 自己?



在Office365及Outlook 2010, 2013, 2016,2019 或 2021 底下,要做到自動郵件轉發密件副本大致上有兩種方法,一種是使用者自行編輯VBA程式碼,另外一種是安裝Outlook增益集 (Outlook Addin)。鑑於一般公司員工對VBA程式編碼都不熟悉,小編還是認為安裝Outlook增益集會是比較切實際的方法。

在下面的範例,我們使用Power Toys for Outlook裡面的ABCC (Auto BCC) 功能來做自動郵件轉發密件副本:

1. 下載及安裝Power Toys for Outlook

2. 開啟Outlook。

3. 在上方點擊Power Toys顯示選單 (Ribbon)

4. 點擊設定BCC規則

5. 在自動以密件副本轉寄此郵件至清單中的電子郵件帳號底下的空白處輸入密件副本的收件人郵件帳號,也就是老闆或主管的電子郵件帳號。

6. Power Toys for Outlook能夠過濾寄件者收件者主旨郵件主體附檔名稱中包含的指定關鍵字。在這五個欄位右手邊的空白欄位輸入關鍵字。為何拿這五個欄位做比較呢? 因為在郵件溝通中這五個欄位的內容會包括關鍵字的機率最高。關鍵字之間用半形的逗號 (,) 分隔。在比對方面的運算機制可以用下面幾種方法比對:

  • 寄件者比對方式:
    not set - 不做任何設定。
    equals - 比對郵件寄件者欄位中的電子郵件帳號,如果與清單中的電子郵件帳號完全符合才執行轉寄。
    not equals - 比對郵件寄件者欄位中的電子郵件帳號,如果與清單中的電子郵件帳號完全不符合才執行轉寄。
    contains one of - 比對郵件寄件者欄位中的電子郵件帳號,如果符合清單中的任何一個帳號即執行轉寄。
    contains none of - 比對郵件寄件者欄位中的電子郵件帳號,必須完全不包含清單中所有帳號才執行轉寄。
  • 收件者比對方式:
    not set - 不做任何設定。
    contains one of - 比對郵件收件者欄位中的電子郵件帳號,如果符合清單中的任何一個帳號即執行轉寄。
    contains none of - 比對郵件收件者欄位中的電子郵件帳號,必須完全不包含清單中所有帳號才執行轉寄。
  • 主旨
    not set - 不做任何設定。
    euqlas - 完整比對郵件主旨,必須主旨完全符合才執行轉寄。
    not equals - 完整比對郵件主旨,必須主旨完全不符合才執行轉寄。
    contains one of the keyword(s) - 完整比對郵件主旨,如果包含關鍵字列表中的任何一個,即會執行轉寄。
    contains all of the keyword(s) - 完整比對郵件主旨,必須包含關鍵字列表中的所有關鍵字,才會執行轉寄。
    contains none of the keyword(s) - 完整比對郵件主旨,必須不包含關鍵字列表中的所有關鍵字,才會執行轉寄。
  • 郵件主體
    not set - 不做任何設定。
    contains one of the keyword(s) - 完整比對郵件主體內容,如果包含關鍵字列表中的任何一個,即會執行轉寄。
    contains all of the keyword(s) - 完整比對郵件主體內容,必須不包含關鍵字列表中的所有關鍵字,才會執行轉寄。
  • 附檔名稱
    not set - 不做任何設定。
    contains one of the keyword(s) - 完整比對附件檔案名稱,如果包含關鍵字列表中的任何一個,即會執行轉寄。
    contains all of the keyword(s) - 完整比對附件檔案名稱,必須包含關鍵字列表中的所有關鍵字,才會執行轉寄。

7. 設定完畢之後,點擊儲存離開。

設定範例:


另外提一下,這個Auto BCC Outlook增益集只對外寄郵件有效。對於新進郵件無法再將其自動進行轉寄。如果要做到將新進郵件做自動轉寄,可以透過在郵件伺服器的過濾機制來完成。例如EVO Mail Server裡面的Filtrolysis過濾機制就可以在郵件進來的時候,作轉寄的動作。

有了這個Outlook增益集之後,秘書以及主管可以不用擔心重要專案電子郵件漏轉發密件副本給老闆了,最後,我們還找了幾套其它的Auto BCC軟體,一併請朋友們參考看看:

Extended  Office

使用C#程式碼做AutoBCC轉寄

如果你是專業的程式設計師且想要自己設計 Outlook Auto BCC 的外掛,Microsoft 提供了 Outlook Object Model 讓您可以使用 C# 進行設計,當然這樣可能還不夠,您還需要 Visual Studio 以及 VSTO 的知識才能完成



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