如何有效率的使用 Outlook Tasks 工作管理

什麼是 Tasks, TO-DO, Reminders

在 Outlook 當中, 除了常見的聯絡人, 行事曆之外, 第三常用的大概就是 Tasks 了, Tasks 簡稱就是工作, 也就是用來定義一份工作的項目. 許多人也稱呼它為 TO-DO 待辦事項, 在蘋果系統上面也稱之為 Reminders 提醒事項.

簡單來說, 一個 Task 工作會包含一個主旨, 附註說明, 工作的開始時間, 截止時間, 完成進度, 工作的狀態, 工作的優先順序等級等等. 在不同的作業系統上面使用的工作軟體都不同, 在 PC 上我們一般使用 Outlook 2007, 2010, 2013, 2016 或 2019, 在 Android 上並沒有工作 APP, 但可以用瀏覽器在 Gmail 上面操作 Tasks, 在蘋果 iPhone 上則使用 Reminder 這個 APP.

OUTLOOK TASKS

GMAIL TASKS (位於右下角)

建立您的第一個工作 Task

首先在 Outlook 當中如果您找不到 Tasks 的區塊, 請點選下面位置 ... 的按鈕就可以打開

打開之後就能新增一個 Task 工作.

假設我們現在要建立一個工作如下: 在六月十日之前訂下暑假旅行的機票

我們可以這樣設定

我們設定主旨, 說明, 到期日, 另外再設定一個五天之前的提醒日期, 這樣才能接收到提醒.

如何有效率的使用 Outlook Task 功能

如果要有效率的使用 Outlook 工作, 最好是除了人坐在 PC 端之前運用之外, 還要能在雲端活用, 因此建議您將 Gmail Task 與 Outlook Task 進行同步作業. 這點其實不做到, 我們只要簡單的運用一套軟體 EVO Collaborator for Outlook 就可以做到.

同步 Outlook Task 到 Gmail Task

設定教學只要照我之前寫的教學就可以了, 設定完畢之後您在 Outlook 中對 Task 做的變更都能即時同步到 Gmail 工作.

工作與事件的區別

工作指的就是 Task, Reminder 而事件指的是 Event, Appointment, 它們最大的區別在於工作指的是需要完成的一個項目, 它可能沒有辦法在創建的同時就給出一個確實的完成時間, 但是約會通常就是指在某一天或是某一個時間必須完成的一個項目. 在我們管理自己的生活的時候需要確實的記住這兩點.

iPhone 上的 Task, To-Do 及 Task 管理

在蘋果 iPhone 手機上面最常見的 To-Do 管理工具就是蘋果的提醒事項 Reminder APP, 它的使用邏輯與 Outlook 上面的 Task 基本一致, 也就是設定主旨, 說明, 開始日期, 到期日, 重要性等等就可以使用, 不過蘋果的 Reminder 是只能與 iCloud 帳號進行雲端的同步, 不過這對上面提到的 ECO 來說也不是問題, 它一樣可以今 iCloud 工作同步到 Outlook 內.

Android 上的 Task 工作管理

在大部分的安卓手機上面都可以看到一個 Google 資料夾, 裡面放了各種預設常用的 Google 旗下 App, 仔細一找, 並沒有發現 Google Task 的 App, 這個造成使用 Google Tasks 上的一大困擾. 在稍早之前 Google 並沒有推出安卓版的 Task App, 好消息是在最近這個 App 已經推出了, 您已經可以在 Google Play Store 下載這個 App.

Google Task App

 

Android 其它 Task 工作管理 App 介紹

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